経営は機密文書の処理で左右される〜機密情報の管理は侮れない〜

デリケートな処分

機密文書の処理については様々な企業にとってデリケートな問題である。最近はセキュリティに対して厳しく管理されるようになり、外部からもその企業がどのようなセキュリティ対策を行っているのかもチェックされている。また、コンプライアンス面でも機密文書の処理方法は厳しくチェックされているのである。 こうした機密文書の処理についてはまず管理方法からルールが決められている企業が多い。 例をあげると、まず機密文書を業者へ発送した日付、業者へ発送した担当者を管理簿に記入する。そして、処理業者の担当者の署名をもらい、発送した伝票の控えまで保存する。最後は所属部署の責任者の承認印がされて一連の業務が完了となる。そして管理簿は保存される。

先ほどの例は機密文書の処理業者へ依頼をかけた場合の一連の流れから、機密文書処理の記録保管までである。コンプライアンス上ではこのような徹底した管理が必要とされている。それだけ、機密文書、個人情報の外部への漏えいが世間から厳しくチェックされている証拠でもある。 もし、機密事項や個人情報が外部へ漏えいした場合、その企業は社会的な信頼を失い、企業利益を大きく損ねることになる。その失った信頼を簡単には取り戻せない。 そうした事態を避けるためにも、信頼できる業者へ依頼したいものである。 信頼できるかどうかについては、まずＩＳＯ２７００１を取得している業者であるかどうか。情報漏洩保険に加入しているか。機密書類の廃棄に専門とした業者であるか。 以上に該当する業者へ依頼するのが良いと考えられる。